POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. OBJETIVO
   Definir las políticas y normas de la empresa para el tratamiento de datos personales, el cual podrá implicar la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión, transferencia y/o recepción de los mismos, con el fin de dar cumplimiento con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.


2. ALCANCE
   Las políticas y normas aquí establecidas son aplicables a los datos personales que se encuentran en las bases de datos de D&D SOFTWARE S.A.S y a los titulares de los mismos, incluidos los clientes, proveedores y empleados de la empresa.
   
   
3. IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
• Razón Social: D&D SOFTWARE S.A.S.
• NIT. 860.528.304-1
• Dirección: Carrera 71 B No. 54-50
• E-mail: [email protected]
• Teléfono: 410 73 36 Ext. 123
• Página Web: www.dydsoftware.com


4. MARCO LEGAL
• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012: “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
• Decreto Nacional 1377 de 2013 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo: “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
• Circular Externa No.002 – Noviembre 3 de 2015, de la Superintendencia de Industria y Comercio.
  
  
5. DEFINICIONES
1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de datos personales. En el aviso de privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le sean aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se dará a esos datos personales.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación pública, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos político de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
7. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
   
   
6. PRINCIPIOS RECTORES
1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
   
   
7. FINALIDAD Y TRATAMIENTO
La autorización para el tratamiento de sus datos personales, permite a D&D SOFTWARE S.A.S, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:
1. En relación con los clientes
• Mantener los datos actualizados para el desarrollo de las actividades comerciales.
• Proveer servicios tecnológicos de software y hardware que requieran nuestros clientes.
• Informar sobre nuevos servicios, productos y/o nuevas actualizaciones de interés en el programa.
• Establecer comunicación por correo físico, electrónico o por cualquier otro dispositivo móvil.
• Realizar el cobro y recuperación de cartera.
• Evaluar la calidad del servicio.
2. En relación con los proveedores
• Tener actualizada la información que se pueda requerir con fines tributarios y para uso interno de la relación comercial.
• Fortalecer las relaciones comerciales
• Establecer comunicación por correo físico, electrónico o por cualquier otro dispositivo móvil.
3. En relación con los empleados
• Se utilizará para la contratación a la empresa, prestación de servicios, desempeño de su cargo y/o terminación de la relación laboral con D&D SOFTWARE S.A.S.
  
La información podrá ser entregada, transmitida o trasferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondientes. De todas maneras, la entrega, transmisión o transferencia se haría previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para guardar la confidencialidad de la información.

En cumplimiento de deberes legales, la empresa podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

D&D SOFTWARE S.A.S., velará por el correcto uso de los datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o retirados, se guardará con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.


8. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
   
   
9. PERSONA O AREA RESPONSABLE DE LA ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
EL AREA DE ADMINISTRACION será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 8 de la presente política. Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico [email protected], llamar a la línea telefónica de D&D SOFTWARE S.A.S., Bogotá, Teléfono (1) 410 73 36, o radicarla en nuestras oficinas la siguiente dirección: Carrera 71 B No. 54-50.


10. AUTORIZACION
    Con antelación y / o al momento de efectuar la recolección del dato personal, D&D SOFTWARE S.A.S., solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o conducta inequívoca descrita.
    
    
11. VIGENCIA
La presente política regirá a partir del 29 de Julio de 2013. Actualizada el 26 de Octubre de 2016. Cualquier modificación con respecto a la presente política, se informará a través de la página de la empresa: www.dydsoftware.com.